Ogni anno più di 200mila studenti con disabilità iscritti nelle scuole di New York ricevono servizi stabiliti dal loro piano educativo individualizzato, chiamato IEP. Possono essere sedute di logopedia, fisioterapia, terapia occupazionale o valutazioni psicologiche. Le scuole sono tenute ad anticipare i costi; per gli studenti iscritti a Medicaid, una parte della spesa può essere recuperata attraverso il programma sanitario pubblico.
Secondo un nuovo audit dell’ufficio del Comptroller di New York, nei tre esercizi fiscali compresi tra il 2023 e il 2025 il sistema scolastico cittadino ha lasciato senza rimborso fino a 431,6 milioni di dollari. Il problema riguarda il Dipartimento dell’Istruzione, che gestisce un bilancio annuale da circa 45 miliardi di dollari, il più grande tra le agenzie municipali.
L’audit ha esaminato 17,2 milioni di sedute di terapia occupazionale, fisica e del linguaggio fornite a circa 145mila studenti iscritti a Medicaid. Il Dipartimento ha presentato richieste di rimborso per 9,3 milioni di sedute, il 54 per cento del totale. La percentuale è passata dal 56 per cento del 2023 al 47 per cento del 2025, dopo essere salita al 59 per cento nel 2024. Secondo i revisori, per 7,9 milioni di prestazioni già registrate mancava almeno uno dei documenti necessari per ottenere il pagamento. Il valore stimato di questi rimborsi è di 273,4 milioni di dollari.
Per presentare una richiesta servono il piano educativo dello studente, il consenso dei genitori, una prescrizione che dimostri la necessità della terapia, le credenziali del professionista e una nota per ciascuna seduta. Basta l’assenza di uno solo di questi elementi per rendere la pratica non rimborsabile. Le richieste devono inoltre essere inviate entro quindici mesi dalla prestazione. Il sistema scolastico usa due diversi programmi informatici per conservare i dati, SESIS ed EasyTrac, a seconda del tipo di scuola frequentata dallo studente.
La cifra di 431,6 milioni rappresenta il limite superiore della stima. Comprende 132,8 milioni calcolati sulla base delle sedute obbligatorie che gli auditor non hanno trovato nei registri. Il calcolo deriva da un campione di 180 studenti e presuppone che quelle sedute siano state svolte senza essere documentate. Esiste anche l’altra possibilità: che le terapie previste dagli IEP non siano state fornite.
Altri 25,4 milioni derivano dalla scelta del Dipartimento di chiedere rimborsi soltanto per tre delle dieci categorie ammesse da Medicaid. Le scuole non presentano richieste per valutazioni e rivalutazioni mediche, consulenze psicologiche, assistenza infermieristica specializzata e trasporto speciale. Gli auditor sono riusciti a stimare soltanto una parte di queste prestazioni: per trasporto e assistenza infermieristica mancavano dati sufficienti.
Il totale indicato nell’audit riguarda inoltre le entrate complessivamente perse dalla città e dallo Stato di New York, che dividono i rimborsi in parti uguali. La quota potenzialmente spettante alle casse municipali sarebbe quindi di circa 216 milioni di dollari. Presentare tutti i 431,6 milioni come denaro perso dalla sola città è impreciso, anche se resta consistente il numero di prestazioni già documentate per le quali non è stata inviata alcuna richiesta.
Il Dipartimento dell’Istruzione sostiene che l’audit abbia incluso sedute non rimborsabili e che almeno 232 milioni di dollari vadano esclusi dal calcolo. Ha contestato anche l’uso del campione di 180 studenti per stimare le prestazioni assenti dai registri. Il rapporto ammette che alcune richieste relative agli ultimi mesi esaminati potrebbero essere state presentate successivamente, entro la finestra prevista da Medicaid. I revisori ritengono comunque prudente la propria stima e ricordano che il campione venne ridotto dopo le obiezioni del Dipartimento.
La cautela nella compilazione delle pratiche ha una sua logica: nel 2021 una verifica dell’ispettorato federale del Dipartimento della Salute contestò allo Stato di New York 439 milioni di rimborsi per servizi sanitari scolastici, perché i metodi usati per calcolarli o la documentazione disponibile non erano sufficienti. Quel controllo riguardava un altro periodo e un diverso sistema di rendicontazione, ma mostra il rischio di chiedere rimborsi senza poterli giustificare.
Le difficoltà del sistema scolastico cittadino sono note da anni. Un precedente audit pubblicato nel 2021 aveva stimato fino a 179,7 milioni di dollari di rimborsi mancati per l’anno scolastico 2018-2019. Il Dipartimento aveva accettato 25 delle 30 raccomandazioni formulate allora. Cinque anni dopo ne risultano applicate completamente tre, parzialmente otto e per niente diciannove.
Il Dipartimento dice di avere migliorato la raccolta dei consensi dei genitori, l’accesso ai codici identificativi Medicaid e le procedure per ottenere le prescrizioni. Sta inoltre introducendo MedSys, un sistema che dovrebbe individuare automaticamente le prestazioni rimborsabili e segnalare i documenti mancanti. Il primo rilascio era previsto per il 2024, poi è stato rinviato più volte; l’attivazione completa è ora indicata per dicembre del 2026.
Per gli studenti, la questione dipende da cosa è accaduto alle sedute assenti dai registri. Se sono state svolte, la città ha perso il rimborso perché nessuno le ha documentate correttamente. Se non sono state svolte, le scuole non hanno rispettato il piano educativo dello studente. Advocates for Children of New York sostiene che ogni anno migliaia di alunni terminino le lezioni senza aver ricevuto neppure una delle sedute previste. L’audit non permette di distinguere con precisione i due casi, ed è proprio questa mancanza di dati a rendere il problema più difficile da correggere.
